4 Zuständigkeiten
4.1 Leiter der Wareneingangsprüfung
Der Leiter der Wareneingangsprüfung ist zuständig für die
· Erstellung und Freigabe von Prüfplänen
· Entscheidung bei Abweichungen (in Absprache mit dem Einkauf)
4.2 Leiter des Qualitäts- und Umweltmanagements
· Entscheidung, welche Einkaufswaren einer Eingangsprüfung zu unterziehen sind
· Klärung von Sonderfreigaben
4.3 Entwicklung
Die Entwicklung unterstützt den Leiter der Wareneingangsprüfung bei der Erstellung der artikelbezogenen Prüfplänen.
5 Ablauforganisation
5.1 Überprüfung der Warensendungen
Sämtliche Einkaufswaren gelangen zuerst in den Wareneingang. Dort wird mit Hilfe der zugehörigen Bestellung geprüft
· der äußere Zustand der Ware auf Transportschäden oder sonstige Beschädigungen
· die Übereinstimmung der gelieferten Waren mit den Bestellangaben
· die Liefermenge
Waren, bei denen keine weitere Eingangsprüfung erforderlich ist, werden nun eingelagert.
Der zugehörige Lieferschein wird mit dem Stempel ”Warensendung kontrolliert” und der Unterschrift des Prüfers versehen und an den Einkauf weitergeleitet. Dieser verbucht den Wareneingang im IT-System und gibt eine Kopie des Lieferscheins an die Buchhaltung.
5.2 Zu prüfende Einkaufswaren
Folgende Produktgruppen werden bei jeder Anlieferung der Wareneingangsprüfung unterzogen:
· Zeichnungsgebundene Sonderteile
· Teile, die mit Beistellmaterial gefertigt werden
Außerdem kann für weitere Einzelartikel festlegt werden, dass sie der Eingangsprüfung zu unterziehen sind. Diese Artikel werden auf einer Liste aufgeführt, die beim Wareneingang überprüft wird.
5.3 Ablauf der Prüfung
Für jede Artikelgruppe existiert ein allgemeiner Prüfplan, der durch artikelbezogene Einzelprüfpläne ergänzt wird.
Der Prüfplan legt neben den zu prüfenden Merkmalen fest, welche Stichprobenlose zu prüfen sind und in welcher Form die Ergebnisse früherer Eingangsprüfungen berücksichtigt werden.
Anhand des Prüfplans und der Wareneingangsberichte früherer Sendungen desselben Artikels wird die Prüfung durchgeführt und die Ergebnisse auf dem artikelbezogenen Prüfblatt eingetragen.
Bei positivem Entscheid gelangen die Waren ans Lager. Der Lieferschein wird mit dem Stempel ”Ware geprüft” und der Unterschrift des Prüfers versehen und an den Einkauf weitergeleitet. Dieser verbucht den Wareneingang im IT-System und gibt eine Kopie des Lieferscheins an die Buchhaltung.
5.4 Behandlung von Abweichungen
Beanstandete Waren werden mit einem Schild ”gesperrt” gekennzeichnet und bis zur weiteren Entscheidung in den Sperrbereich gestellt.
Der Leiter der Wareneingangsprüfung erstellt einen gesonderten Prüfbericht und entscheidet in Absprache mit dem Einkauf über die weitere Vorgehensweise. Zur Auswahl stehen
Unter Kontrollausnahme abgenommen
Abnahme trotz erkannter, die Funktion nicht beeinflussender Mängel.
Der Lieferant muss mittels Prüfbericht informiert werden, eine Kopie des Berichtes geht an den QM-Leiter.
Die darauffolgende Lieferung wird speziell auf den aufgetretenen Fehler untersucht. Bei erneuter Beanstandung geht die Ware zurück.
Unter Vorbehalt abgenommen
Abnahme trotz erkannter, die Verwendung voraussichtlich nicht beeinflussender Mängel.
Der Lieferant muss sein schriftliches Einverständnis erklären, dass er die Ware zum kostenlosen Umtausch oder zur Nacharbeit zurücknimmt, wenn sich bei der späteren Verwendung Probleme ergeben. Eine Kopie des Prüfberichtes und des Schriftverkehrs geht an den QM-Leiter.
Die Ware wird angenommen und, mit einem orangefarbenen Laufzettel und einer Kopie der Begleitpapiere versehen, dem Lager zugestellt. Stellt sich später bei der Verarbeitung heraus, dass die Ware doch mit einem größeren Fehler behaftet ist als ursprünglich angenommen, geht sie zurück an den Lieferanten.
Kostenübernahme
Die Abnahme erfolgt nur bei Übernahme der Nacharbeits- /Mehrkosten durch den Lieferanten. Die Ware wird erst eingelagert oder verarbeitet, wenn der Lieferant hierzu sein schriftliches Einverständnis erklärt hat.
Eine Kopie des Prüfberichtes und des Schriftverkehrs geht an den QM-Leiter.
Kostenloser Umtausch / Nacharbeit
Die Ware kann aufgrund grober Mängel oder Falschlieferung nicht angenommen werden. Sie geht mit Prüfbericht zurück an den Lieferanten. Eine Kopie des Prüfberichtes geht an den QM-Leiter.
Um eine Weiterverwendung auszuschließen, wird die Ware bis zum Versand mit einem ”Gesperrt”-Schild versehen.
Zurück zur Gutschrift
Ware wird nicht mehr benötigt oder entspricht nicht den Bestellspezifikationen. Sie geht mit Prüfbericht zurück an den Lieferanten. Eine Kopie des Prüfberichtes geht an den QM-Leiter.
Um eine Weiterverwendung auszuschließen, wird die Ware bis zum Versand mit einem ”Gesperrt”-Schild versehen. (Siehe auch PB 8.3_1)
5.5 Prozessdiagramm- Wareneingangskontrolle
6 Dokumentation
Alle Vorgänge der Wareneingangskontrolle werden schriftlich dokumentiert. Die Kontroll- und Prüfberichte werden im Bereich der Wareneingangskontrolle aufbewahrt.
7 Änderungsdienst
Der Änderungsdienst dieser PB wird vom QM-/UM-Beauftragten vorgenommen.
8 Hinweise und mitgeltende Unterlagen
8.1 Mitgeltende Unterlagen
8.2 Hinweise
Im Normalfall gehen beanstandete Sendungen komplett zurück an den Lieferanten. Werden die angelieferten Waren dringend benötigt, können im Einzelfall brauchbare Teile ausselektiert werden, nur der unbrauchbare Anteil geht zurück.
9 Anlagen
Leerformular Prüfblatt der Wareneingangsprüfung
Leerformular Prüfbericht der Wareneingangsprüfung